メールの署名を自動入力

　受け取ったメールの末尾に送信者の名前とメールアドレス、電話番号などがきれいに並んでいるのを見たことがあると思います。これが「署名」です。

　自分のメールにも署名を入れたいなら、登録した署名を新しいメールの作成時に自動で挿入してくれる機能を使いましょう。毎回自分で同じ署名を書かずに済むのです。

　アウトルック・エクスプレスでは、メニューバーの「ツール」から「オプション」を選んで呼び出す設定画面に「署名」と書かれたタブがあります。ここで署名の登録や設定をします。

　まず一番上の項目で署名の追加を有効にし、２段目で「作成」をクリックして、下段の「署名の編集」欄に署名を書き込んでから「ＯＫ」ボタンで画面を閉じます。これで、メールの作成画面に最初から署名が入ります。

　なお、署名はだいたい４行前後でまとめるとよいでしょう。十数行もある「大作」を作っても、読む人はあまりうれしくありません。

　個人の場合、企業と違って署名に住所や電話番号を入れる必要性は高くありません。携帯電話番号を入れるのは便利かもしれませんが、送信相手が知人でなければ番号を削除するなど、自分の個人情報を守る工夫も必要です